Подготовка на данните
Преди да се извърши експорта на SAF-T е необходимо данните, необходими за това да се приведат в правилен вид.
Основа на експорта са счетоводните статии за периода. На тяхна база се издирват свързаните Клиенти, Доставчици, Покупни и Продажни фактури. Експортът се прави за счетоводните статии през периода плюс счетоводни статии преди периода, които са създадени след предишното подаване на месечния отчет.
Сметки
Съответствието на счетоводните сметки със SAF-T сметките се извършва на синтетично ниво. Тъй като в 60 група структурата на НАП е разбита, но и синтетичните сметки в ERP.net трябва да се преработят за да могат да се мапнат със SAF-T сметките. Сметките, които съответстват на 4531 и 4532 трябва да имат аналитичност Тип сделка, която тегли стойности от системния списък с Типове сделки. Това е необходимо защото се прави мапинг между Сметка и аналитичност и SAF-T код на данък. Сметките за данъци трябва да имат аналитичност, която да отговаря на кода на данъка за съответния данък. Мапингът за всички данъци се прави на ниво Сметка + Аналитичност.Код = Код на данък.
Сметките за Клиенти и Доставчици трябва задължително да имат аналитичност Контрагент, която тегли от системния списък с Контрагенти (Субекти).
Клиенти и Доставчици
Понеже клиентите и доставчиците имат еднакви изисквания, каквото е написано за клиент се отнася и за доставчиците.
Клиентите и Доставчиците се издирват на база код на субекта използван, като аналитичност по сметки 401, 411, 405 и 415 SAF-T сметки. Аналитичността за Контрагент се указва в профила на сметката, като Значителна аналитична характеристика.
Клиентите трябва да имат указана Държава. Кодът на държавата се взима от колоната Интрастат код в дефиницията на държава.
Клиентите фирми от ЕС трябва да имат валиден идентификационен номер.
Клиентите лица от България трябва да имат валиден ЕГН номер.
Продукти
За продуктите, които се складират трябва да има указан валиден номер от Комбинираната номенклатура на ЕС (Интрастат код). За Услугите автоматично ще се попълни код "00000000".
Данъчни кодове
Връзката към данъчните кодове се осъществява на две места:
- В линиите на фактурите между използвания Тип сделка и данъчния код
- В счетоводните статии, между сметка и аналитичност от една страна и Данъчен код от друга.
- Необходимо е по сметките за ДДС да се настрои аналитичност Тип сделка, за да се прехвърли от фактурата при генериране на статия.
Счетоводни статии
Счетоводните статии трябва да се завършват преди експорт. Ако се прави промяна в родителски документ след завършването, то автоматично се прави червено сторно и нова статия, които ще бъдат подадени със следващия експорт.
Фактури
Необходимо е да има връзка между фактури и счетоводни статии. В счетоводните статии по фактури трябва в Родителски документ да се указва документа фактура. За да се експортира фактура трябва да има счетоводна статия към нея в периода на декларацията или в предишен период, ако е правена корекция.
Покупни фактури
В SAF-T файлът се експортират само типовете документи, които имат ДДС код. В този смисъл Фактурите внос не трябва да имат ДДС код и не се експортират, тъй като не влизат и в дневниците по ДДС. Това е потвърдено в документа Въпроси и отговори на НАП: Съгласно изискванията на т. IV.7 от Приложение №3 към заповедта на изпълнителния директор, с която се определят редът и форматът за подаване на информация със стандартния одитен файл за данъчни цели, за доставки, за които съгласно ЗДДС се изисква съставяне на протокол или е наличен ЕАД (митническа декларация), в секция 4. SourceDocuments се подават данни за протокола/декларацията и не се подават данни за фактурата за доставката.
В счетоводните статии по покупни фактури трябва в Родителски документ да се указва документа покупна фактура. За да се експортира покупна фактура трябва да има счетоводна статия към нея в периода на декларацията или в предишен период, ако е правена корекция.
Плащания
Необходимо е плащанията да се въвеждат, като документи в модул плащания. Плащания, въведени само, като счетоводни статии не се разпознават и експортират, като плащания. Само в документите за плащания има необходимите атрибути за експорта. Връзката на счетоводна статия и плащане е през Родителски документ в Счетоводната статия.
За да се експортира плащане, то трябва да има счетоводна статия в периода на декларацията или в предишен период, ако е правена корекция.